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dimanche , septembre 26 2021

Bénin : avec l’Ipab, les agents parlementaires à l’école de l’archivage des documents administratifs

Un atelier de renforcement de capacités des agents parlementaires est ouvert dans la matinée de ce 14 avril 2021, dans la salle polyvalente de l’Assemblée nationale. Les activités lancées sous la houlette du directeur de cabinet du président Louis Vlavonou, Mathieu Ahouansou ayant à ses côtés Mariano Ogoutolou, Secrétaire général administratif du Parlement, devront permettre aux participants d’être outillés sur le plan de la gestion administrative.

L’archivage électronique des documents administratifs est un défi majeur pour le parlement béninois. Aussi l’atelier de formation initié à l’endroit des agents de l’administration parlementaire s’inscrit-il dans l’optique de permettre à ces derniers de s’approprier les outils nécessaires afin de répondre au mieux aux exigences de ce système d’archivage et de conservation des documents dont aura besoin les usagers voire la postérité.

Prenant la parole lors de la cérémonie de lancement, le directeur de l’Institut parlementaire du Bénin, Ipab, a rappelé que cette activité, résultant d’une initiative d’identification de besoins en formation que l’IPaB a prise en prélude à l’élaboration de son PTA 2021, s’inscrit dans le cadre de l’amélioration de la production de l’administration parlementaire.
En effet, « conscient de la pertinence de l’archivage des documents administratifs par les agents en charge de la tenue du secrétariat dans les différentes directions et structures de l’Assemblée nationale, l’IPaB a prévu au Programme 1, Activité 1.2.1, Sous-activité 1.2.1.1 de son PTA 2021 un séminaire de renforcement des capacités sur l’archivage électronique des documents administratifs », a indiqué Djima Fatahou, justifiant le bienfondé de l’atelier.

Du diagnostic à l’action

L’Institut parlementaire du Bénin est d’abord partie de l’identification et de l’analyse des besoins des agents concernés. Sur la base des constats effectués, il a alors adopté une démarche inclusive à travers notamment le renforcement des capacités des cadres parlementaires. Au terme de cette activité, l’institution envisage essentiellement rendre techniquement plus opérationnels et plus efficaces les agents parlementaires en charge du secrétariat, en matière d’archivage électronique des documents administratifs.

Le directeur Djima Fatahou, mettant en exergue les réformes déjà mises en œuvre, a souligné le leadership favorable du président Louis Vlavonou qui, à la tête de la huitième législature depuis 2019, opère d’importants changements touchant surtout les méthodes, les procédures de travail et visant à faire de l’Assemblée nationale un pouvoir entièrement modernisé et apte à servir la nation, la démocratie et le développement.

Présent à cet événement, le directeur du cabinet du Président du bureau parlementaire ne s’est pas empêché d’apprécier la pertinence de cet atelier qui vient à point nommé. « La gestion rigoureuse des documents administratifs, leur archivage et leur conservation pour les usagers et surtout pour servir aux législatures futures est un axe important sur lequel la mémoire du Parlement devra être préservée », a affirmé Mathieu Ahouansou, confiant que grâce à l’assiduité des participants, les objectifs seront atteints à l’issue de l’atelier.

A cet effet, il sera question d’échanger autour de quatre (4) thèmes à savoir : les fondamentaux sur la gestion des archives ; le cycle de vie des documents administratifs ; les outils de gestion des archives : le cadre de classement, le tableau de gestion des archives et le guide des archives ; le processus d’organisation des archives papiers et électroniques. Enfin, « cette activité, vous l’avez voulue, comme je l’avais mentionné ci-haut, a adressé le directeur Ipab aux participants. Je voudrais donc croire que vous donnerez le meilleur de vous-même en vue de l’atteinte de ses objectifs ».

Par Emmanuel M. LOCONON

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